{"id":1434,"date":"2020-09-08T11:33:04","date_gmt":"2020-09-08T14:33:04","guid":{"rendered":"https:\/\/hagile.com.br\/spanish\/projetos\/hagilewp\/?p=1434"},"modified":"2020-09-08T14:01:44","modified_gmt":"2020-09-08T17:01:44","slug":"como-a-tecnologia-ajuda-na-organizacao-do-ambiente-de-trabalho","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/hagile.com.br\/spanish\/como-a-tecnologia-ajuda-na-organizacao-do-ambiente-de-trabalho\/","title":{"rendered":"Como a tecnologia ajuda na organiza\u00e7\u00e3o do ambiente de trabalho?"},"content":{"rendered":"

Conseguir manter uma empresa rent\u00e1vel e em constante expans\u00e3o n\u00e3o \u00e9 algo f\u00e1cil de se conseguir, principalmente diante de um mercado t\u00e3o competitivo. Nessa jornada, a tecnologia pode se tornar um excelente recurso \u2014 para a organiza\u00e7\u00e3o do ambiente de trabalho e para a execu\u00e7\u00e3o de tarefas rotineiras pelos colaboradores e tamb\u00e9m na pr\u00f3pria gest\u00e3o.<\/p>\n

Telefonia m\u00f3vel, virtualiza\u00e7\u00e3o de dados, computa\u00e7\u00e3o em nuvem e Big Data s\u00e3o algumas das ferramentas de TI capazes de favorecer esse processo. Mas \u00e9 preciso lembrar que sozinhas elas s\u00e3o incapazes de fazer milagres. Cabe a empresa e, principalmente, aos gestores buscar inova\u00e7\u00e3o e fazer o melhor uso delas.<\/p>\n

Para ajudar, reunimos algumas dicas para inserir a tecnologia no dia a dia da sua empresa, apresentando, pelo menos, uma op\u00e7\u00e3o para cada necessidade e vamos elucidar os benef\u00edcios que ela trar\u00e1!<\/p>\n

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Melhor administra\u00e7\u00e3o do tempo e das atividades cotidianas<\/h2>\n

Um dos principais benef\u00edcios da tecnologia para a organiza\u00e7\u00e3o do ambiente de trabalho est\u00e1 na possibilidade de controlar melhor o tempo gasto em atividades cotidianas e otimizar a pr\u00f3pria execu\u00e7\u00e3o dessas atividades.<\/p>\n

Diversas ferramentas, aplicativos e servi\u00e7os virtuais est\u00e3o dispon\u00edveis para aumentar a performance dos profissionais nas empresas: no gerenciamento das tarefas di\u00e1rias, na cria\u00e7\u00e3o de apresenta\u00e7\u00f5es, na diminui\u00e7\u00e3o de horas gastas em determinadas demandas e at\u00e9 com atividades que n\u00e3o est\u00e3o ligadas diretamente \u00e0 profiss\u00e3o, mas aumentam a motiva\u00e7\u00e3o pessoal.<\/p>\n

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Aplicativos e plataformas de organiza\u00e7\u00e3o pessoal<\/h2>\n

J\u00e1 existem aplicativos e plataformas online\u00a0\u2014 dispon\u00edveis para Android, iOS, Windows, MacOS e navegadores\u00a0\u2014 que permitem registrar informa\u00e7\u00f5es importantes, lembretes e outros dados que n\u00e3o podem ser esquecidos. Alguns deles v\u00e3o al\u00e9m e ainda permitem anexar fotos, v\u00eddeos, textos, imagens e links.<\/p>\n

S\u00e3o uma excelente op\u00e7\u00e3o para ajudar a organizar a rotina, ao mesmo tempo em que se dispensa o uso de uma agenda f\u00edsica. Com a possibilidade de sincronizar as informa\u00e7\u00f5es na nuvem, algumas ferramentas proporcionam mobilidade, possibilitando o acesso de qualquer lugar, a qualquer momento, mesmo usando dispositivos variados.<\/p>\n

Aqui, pode-se us\u00e1-lo para acompanhar tarefas pessoais e mais simples (como elaborar uma lista de compras) e tamb\u00e9m para otimizar aspectos profissionais, como a anota\u00e7\u00e3o de ideias que precisam ser abordadas em uma reuni\u00e3o e a cria\u00e7\u00e3o de lembretes para os compromissos do dia a dia.<\/p>\n

Os principais exemplos desses aplicativos s\u00e3o o Evernote, Google Keep, One Note e Organizze.<\/p>\n

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Facilidade para controlar o fluxo de informa\u00e7\u00f5es<\/h2>\n

Para exercer uma boa gest\u00e3o, \u00e9 preciso ter controle sobre todos os aspectos do seu neg\u00f3cio e, principalmente, sobre as informa\u00e7\u00f5es que podem ajudar na tomada de decis\u00f5es.<\/p>\n

Todo profissional, e especialmente os l\u00edderes, vivem repletos de demandas, o que torna mais dif\u00edcil a filtragem e uso daquilo que realmente \u00e9 importante para atingir todo o potencial da empresa.<\/p>\n

A tecnologia \u00e9 essencial para controlar o fluxo de informa\u00e7\u00f5es e ajudar a eleger, armazenar e analisar aquilo que ser\u00e1 relevante. Com ela, ainda \u00e9 poss\u00edvel lidar com os informes fora do controle interno da empresa, mas essenciais para o seu desenvolvimento, como o trabalho dos fornecedores, resposta dos clientes e atua\u00e7\u00e3o da concorr\u00eancia.<\/p>\n

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Cloud computing e o armazenamento de informa\u00e7\u00f5es<\/h2>\n

A computa\u00e7\u00e3o na nuvem \u2014 cloud computing \u2014 chegou com tudo e a maior vantagem \u00e9 que possibilita o acesso remoto a aplicativos, sistemas e programas por meio da internet e armazena os dados com seguran\u00e7a.<\/p>\n

Existem aplica\u00e7\u00f5es que proporcionam um limite gr\u00e1tis de armazenamento, permitem compartilhar arquivos com simplicidade e agilidade, al\u00e9m da possibilidade de visualizar e editar arquivos do Microsoft Office, por exemplo. As principais ferramentas voltadas para essas necessidades s\u00e3o o Google Drive, Dropbox e OneDrive.<\/p>\n

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Oportunidade de analisar dados e reduzir erros operacionais<\/h2>\n

Por meio da digitaliza\u00e7\u00e3o de processos e informa\u00e7\u00f5es, trabalho de social business e uso de Big Data fica mais f\u00e1cil para as empresas entenderem o andamento das suas estrat\u00e9gias de venda, conhecer o comportamento do cliente e analisar dados de forma mais confi\u00e1vel.<\/p>\n

As oportunidades s\u00e3o variadas: no setor de comunica\u00e7\u00e3o \u00e9 poss\u00edvel monitorar a imagem da empresa e criar oportunidades de intera\u00e7\u00e3o, cria\u00e7\u00e3o de campanhas assim como de mensurar resultados. No departamento de compras \u00e9 poss\u00edvel pesquisar a reputa\u00e7\u00e3o dos fornecedores, e assim por diante.<\/p>\n

Essa precis\u00e3o \u00e9 essencial para que os colaboradores tomem decis\u00f5es mais estrat\u00e9gicas, em um tempo reduzido, gerenciem poss\u00edveis crises, e o mais importante: reduzam as falhas. Escolhas bem-feitas ajudam a empresa a evitar preju\u00edzos, fidelizar clientes e otimizar os lucros.<\/p>\n

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Ferramentas de Big Data Analytics<\/h2>\n

S\u00e3o softwares capazes de tratar um volume massivo de dados, estruturados ou n\u00e3o, e transform\u00e1-los em informa\u00e7\u00f5es e conhecimento \u00fatil para as empresas. Isso ajuda a identificar oportunidades que v\u00e3o al\u00e9m da capacidade humana e aproveit\u00e1-las para obter vantagem competitiva.<\/p>\n

Com isso, a tomada de decis\u00e3o se torna mais acertada e a possibilidade de haver erros reduz consideravelmente \u2014 desde os n\u00edveis mais operacionais at\u00e9 os mais estrat\u00e9gicos.<\/p>\n

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Possibilidade de trabalho remoto<\/h2>\n

A tecnologia \u00e9 uma excelente aliada para os neg\u00f3cios, gra\u00e7as \u00e0 seguran\u00e7a e mobilidade que traz para a execu\u00e7\u00e3o de tarefas. Com a computa\u00e7\u00e3o em nuvem e telefonia m\u00f3vel os colaboradores n\u00e3o precisam mais ficar presos a um ambiente de trabalho ou correr o risco de\u00a0perderem todas as informa\u00e7\u00f5es\u00a0contidas em um computador.<\/p>\n

Com o modelo tradicional, se um colaborador precisa faltar ao trabalho, por exemplo, as suas atividades ficam estagnadas. Com a ajuda de ferramentas tecnol\u00f3gicas, \u00e9 poss\u00edvel acessar os arquivos e continuar a realizar as suas atividades de casa, contatar clientes ou somente organizar o que precisa ser feito no dia seguinte.<\/p>\n

Essas ferramentas que proporcionam mobilidade s\u00e3o essenciais para organiza\u00e7\u00f5es que t\u00eam colaboradores trabalhando em ambiente externo e s\u00e3o ideais para evitar que os custos para manter a comunica\u00e7\u00e3o sejam elevados.<\/p>\n

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Confer\u00eancia digital<\/h2>\n

Investir em tecnologia que permite realizar confer\u00eancias \u00e9 um meio de manter a comunica\u00e7\u00e3o fluida, ao mesmo tempo em que se economiza com o deslocamento dos colaboradores como reuni\u00f5es entre unidades. Tamb\u00e9m \u00e9 uma excelente ferramenta para equipes que trabalham externamente.<\/p>\n

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Ramal m\u00f3vel<\/h2>\n

Consiste em uma tecnologia que permite transformar os\u00a0celulares corporativos\u00a0em ramais. Com isso, os colaboradores podem atender \u00e0s liga\u00e7\u00f5es feitas para o ramal como se estivessem na mesa do escrit\u00f3rio, mesmo que estejam realizando um trabalho remoto.<\/p>\n

Tamb\u00e9m \u00e9 poss\u00edvel realizar e transferir liga\u00e7\u00f5es entre os ramais e esse recurso, al\u00e9m de contribuir para facilitar a comunica\u00e7\u00e3o, ajuda a aumentar a produtividade e reduzir os custos com telefonia.<\/p>\n

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Melhorias no atendimento ao cliente<\/h2>\n

A tecnologia facilita que as informa\u00e7\u00f5es sobre um cliente, produto adquirido por ele e tempo de compra, sejam organizadas e compartilhadas por todos os colaboradores da empresa \u2014 do setor financeiro ao de vendas.<\/p>\n

Isso permite que durante uma liga\u00e7\u00e3o, por exemplo, todas as informa\u00e7\u00f5es sobre o produto, empresa e servi\u00e7os estejam sempre \u00e0 m\u00e3o, sem deixar o cliente na espera ou redirecion\u00e1-lo para outros setores.<\/p>\n

O mesmo procedimento vale na cria\u00e7\u00e3o de estrat\u00e9gias. Com dados bem-documentados e compartilhados, a equipe de um setor n\u00e3o precisa \u201ccorrer atr\u00e1s\u201d de informa\u00e7\u00f5es relevantes para o seu trabalho ou pedir ajuda aos l\u00edderes. Tudo fica\u00a0integrado, o que torna o trabalho mais fluido e simples para todas as partes.<\/p>\n

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Ferramenta de CRM<\/h2>\n

O Customer Relationship Management (CRM) \u2014 ou Gest\u00e3o de Relacionamento com o Cliente, em portugu\u00eas \u2014 \u00e9 uma ferramenta que permite gerenciar e analisar informa\u00e7\u00f5es sobre os clientes, integrando dados importantes que ajudam a preparar as equipes para aprimorar o relacionamento com os consumidores.<\/p>\n

Pode ser usado em empresas de v\u00e1rios portes e ajuda a compreender melhor como funcionam as intera\u00e7\u00f5es com os clientes, elaborando previs\u00f5es, antecipando \u00e0s necessidades, otimizando o fluxo de vendas, criando campanhas mais acertadas, entre outras quest\u00f5es.<\/p>\n

Apesar de consolidar informa\u00e7\u00f5es como nome, endere\u00e7o, n\u00famero de telefone, intera\u00e7\u00f5es com a empresa, entre outras, vale destacar que o CRM n\u00e3o \u00e9 apenas uma lista de contatos de clientes, mas sim uma ferramenta poderosa que pode converter dados isolados em conhecimento para otimizar os processos comerciais.<\/p>\n

Portanto, podemos dizer que a ferramenta, apesar de ser mais voltada para a \u00e1rea comercial, tamb\u00e9m traz bons resultados para as equipes de marketing e para os gestores, que podem tomar decis\u00f5es estrat\u00e9gias mais eficazes \u2014 com base em informa\u00e7\u00f5es s\u00f3lidas e relevantes para o neg\u00f3cio.<\/p>\n

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Aumento da produtividade<\/h2>\n

Quando se fala dos benef\u00edcios da tecnologia na organiza\u00e7\u00e3o do ambiente de trabalho, n\u00e3o h\u00e1 como deixar o\u00a0aumento da produtividade\u00a0de fora.<\/p>\n

Softwares de gest\u00e3o, ferramentas de telefonia, plataformas de armazenamento em nuvem e aplicativos para se comunicar internamente ajudam os colaboradores a reduzirem o tempo gasto com tarefas simples, passando, assim, a se concentrar mais na cria\u00e7\u00e3o de estrat\u00e9gias para melhorar a sua atua\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

No que se refere \u00e0 gest\u00e3o, a tecnologia pode ainda ajudar a redesenhar fluxos, distribuir melhor as atividades de colaboradores e automatizar as atividades do dia a dia.<\/p>\n

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ERP<\/h2>\n

O Enterprise Resource Planning (ERP) \u00e9 um sistema de gest\u00e3o integrada, que, como o nome sugere, permite integrar setores \u2014 e at\u00e9 mesmo unidades \u2014 de uma empresa, automatizando tarefas e otimizando o fluxo de informa\u00e7\u00f5es entre os departamentos.<\/p>\n

Por meio dele, um pedido de venda, por exemplo, ao ser implementado, gera automaticamente informa\u00e7\u00f5es para que os setores de estoques, expedi\u00e7\u00e3o e faturamento realizem as atividades pertinentes a cada \u00e1rea. Dessa forma, deixa de ser necess\u00e1ria a troca de informa\u00e7\u00f5es manuais, que atrasam os processos e ainda t\u00eam grande risco de erros e extravios.<\/p>\n

Isso, de maneira geral, contribui para que o aumento da produtividade das equipes, sem perder em qualidade, visto que o sistema tamb\u00e9m ajuda a diminuir o \u00edndice de erros e necessidade de retrabalho, tornando os processos mais eficientes.<\/p>\n

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Redu\u00e7\u00e3o de custos internos<\/h2>\n

A redu\u00e7\u00e3o de custos internos tamb\u00e9m pode ajudar a aumentar a organiza\u00e7\u00e3o do ambiente de trabalho. Economizar em determinadas \u00e1reas permite o redirecionamento da verba para instrumentos que melhorem a\u00a0motiva\u00e7\u00e3o\u00a0dos colaboradores e estrat\u00e9gias que impulsionem o crescimento da empresa.<\/p>\n

As ferramentas tecnol\u00f3gicas ajudam a\u00a0reduzir custos\u00a0por meio da automatiza\u00e7\u00e3o de processos do dia a dia \u2014 o que evita gastos com m\u00e3o de obra terceirizada e horas extras, por exemplo \u2014, assim como na organiza\u00e7\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es essenciais para tra\u00e7ar m\u00e9tricas mais objetivas e reduzir gargalos, por exemplo.<\/p>\n

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Sistemas de gest\u00e3o<\/h2>\n

De modo geral, podemos dizer que o investimento em tecnologia contribui, indiretamente para a redu\u00e7\u00e3o dos custos organizacionais. Portanto, independentemente de se investir em um ERP, ferramentas de comunica\u00e7\u00e3o, CRM, WMS (para gest\u00e3o de estoques) ou TMS (para gest\u00e3o de transportes) \u00e9 poss\u00edvel chegar \u00e0 diminui\u00e7\u00e3o dos disp\u00eandios.<\/p>\n

Isso vem por meio de diversos fatores, entre os principais:<\/p>\n